Sekundenschnell: PDF-Dokumente am Mac unterschreiben

Es ist eine der großen Absurditäten, die wir immer wieder erleben: Ein PDF-Dokument kommt per E-Mail und soll bitte unterschrieben zurückgesendet werden.

Der typische Workflow:

• Das PDF-Dokument, gerne auch mehrseitig, wird komplett ausgedruckt
• Die letzte Seite wird unterschrieben
• Das Dokument wird mit dem Scanner (gerne auch mit einer Handy-App) wieder eingescannt
• Der Scan wird per Mail zurückgesendet

Hat man das ein paar Mal gemacht, kommt man vielleicht auf die optimierte Version: Nur die Seite, die unterschreiben werden muss, wird gedruckt, unterschrieben und gescannt. Dann wird das Dokument am Rechner wieder zusammen gebastelt und versendet.

Aber auch diese Version verbraucht unnötige Ressourcen (Tinte, Papier, Strom) und Zeit. Nur im allerbesten Falle ist das unterschriebene Dokument nach 3 Minuten wieder auf dem Weg zurück.

So geht es: Digitale Unterschrift am Mac hinzufügen

Mit der folgenden Methode schafft ihr den ganzen Prozess aber in unter 20 Sekunden:

1. Öffnet mit einem Doppelklick das PDF mit „Vorschau“. Das ist der im OS-X Betriebssystem enthaltene PDF-Viewer.
2. Klickt in der Menüleiste den Stift im Kreis an, um das erweiterte Menü zu öffnen.
3. Klicke das Unterschriften Symbol an und wähle „Unterschrift erstellen“. Du hast drei Optionen:

• Mit dem Finger auf dem Trackpad unterschreiben
• Mit dem Finger auf dem iPhone oder dem Pencil auf dem iPad unterschreiben
• Mit einem Kugelschreiber auf Papier unterschreiben und die Unterschrift vor die Webcam halten

Alle drei Möglichkeiten funktionieren gleich gut und es muss nur einmalig eine Unterschrift erstellt werden.

4. Klicke das Unterschriftensymbol erneut an und wähle deine Unterschrift.
5. Platziere deine Unterschrift an der richtigen Stelle im Dokument. Du kannst sie auch vergrößern und verkleinern
6. Speichere das Dokument und versende die gespeicherte Kopie per E-Mail an den Empfänger.

Die Unterschrift aus Schritt 3 musst du nur einmalig erstellen. Für alle weiteren Dokumente sitzt diese bereits fertig in deiner OS-X Vorschau.

Kann ich alles auf diesem Weg unterschreiben?

Ob die hier gezeigte digitale Unterschrift gültig ist, hängt davon ab, ob für das entsprechende Dokument zwingend die Schriftform vorgeschrieben wird. Ist das nicht der Fall, etwa für den Kauf eines Fernsehers oder Handys, kann die hier gezeigte Version genutzt werden.

Anders sieht es zum Beispiel bei Arbeits-, Miet- oder Darlehnsverträgen aus. Diese sind nur in der Schriftform gültig. Eine einfache digitale Unterschrift ist in diesen Fällen also nicht möglich.

Unterschied zur qualifizierten digitalen Signatur

Bei einer qualifizierten digitalen Signatur handelt es sich um eine technisch aufwändigeres Verfahren. Anders als bei der hier gezeigten Lösung benötigen Sender uns Empfänger spezielle Software, mit der sich nachweisen lässt, dass ein Dokument (zum Beispiel auf dem Übertragungsweg) nicht verändert wurde.

Mit einer solchen qualifizierten digitalen Signatur lassen sich dann auch Dokumente unterzeichnen, die eine Schriftform vorschreiben.

Fazit

Ganz unbemerkt hast du auf dem hier gezeigten Weg nicht nur Zeit, sondern auch weitere Ressourcen, wie etwa Papier, gespart. Wenn du wissen möchtest, wie du darüber hinaus weitere Teile deines „Papierlebens“ besser organisieren und verarbeiten kannst, schau dir gerne mein E-Book zu diesem Thema an.